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市長ポスト(市役所の組織風土について)

受付日 平成29年(2017)
6月28日
回答日 平成29年(2017)
7月10日
担当課 人事課
 意見の内容


 市役所各課の課長あてに文書により事業・取組の状況等について質問をした場合に、次のとおり回答文書に不適切なものがしばしばあります。

(1)発信者の職名・氏名が記載されていないもの

(2)文書の件名が記載されていないもの

(3)長い本文(時には数ページ)の後に発信者名が記載されており、だれからの文書なのか即座に分かりにくいもの

(4)質問に対する回答文書は、本文の後に問合せ先の記載が必須であるにもかかわらず、問合せ先が記載されていないもの

(5)発信者名が本文の後の問合せ先の中に記載されているもの

 回答については課内で検討され、また、質問の内容によっては部長、次長を交えて協議・検討したうえで回答があるものと思います。

 通常、質問に対する公文書としての回答文書は、いつ、だれから、どのような用件の文書なのか即座に分かるように(1)日付、(2)宛先、(3)発信者の職氏名、(4)文書件名、(5)回答の本文の順に記載し、(6)本文の後に問合せ先・担当者の職氏名を記載するものと思います。

 このことは文書事務の基本であり、通常、回答文書の多くは基本どおりになっていますが、しばしば上記のような不適切な文書があり、どのような理由・意図があるのか不可解です。

 市民からの質問に対する回答については、協議・検討から回答文書の作成の過程において関与する職員は少なくないはずであり、このような不適切な文書について若手職員は上司に対して不適切であり修正が必要との意見を述べることができないような職場の雰囲気があるのでしょうか?

 出雲の未来を切り開く気概を持って職務に取り組むべき若手職員が上司の考えを忖度(そんたく。他人の心をおしはかること)して発言を控えたり、上司に対して自由に意見を述べることができないような組織風土があるとすれば、市民としては市政に対する信頼感が揺らぐとともに市の未来に少なからず不安を覚えます。

  

 回答の内容


・文書の一部に不適切なものがあることについて
 各課からの回答などの文書の一部に、発信者等がわかりにくいものがある点について、ご迷惑をおかけしたことをお詫び申しあげます。
 市民の皆様にとって分かりやすい文書の作成を常日頃から職員に注意喚起しているところであり、研修を適宜開催しているところですが、今後も一層研修の機会を充実させるなど、対応を検討してまいります。

・若手職員が上司に自由に意見が言える組織風土であることについて
 上司は、部下を指導、育成する立場であり、部下は、上司の職務上の命令に従わなければなりませんが、上司の誤った指示をそのまま受容したり、不適切な事務処理を看過することはあってはならないことです。
 今後も、上司と部下が意思疎通を図りながら風通しのよい職場環境づくりをめざすよう、職員を指導してまいります。
 

 

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