出雲市消防本部文書管理規程

○出雲市消防本部文書管理規程

(平成17年出雲市消防本部訓令第2号)

改正	平成22年2月1日消防本部訓令第29号	平成27年12月11日消防本部訓令第4号
改正	令和6年3月28日消防本部訓令第7号

第1章　総則(第1条－第7条)

第2章　文書の形式(第8条－第17条)

第3章　文書受領及び配付(第18条－第27条)

第4章　収受文書等の処理(第28条－第31条)

第5章　文書の起案(第32条)

第6章　文書の回議及び合議(第33条－第38条)

第7章　文書の決裁(第39条－第41条)

第8章　文書の施行(第42条－第47条)

第9章　電子メールの利用に関する特例(第48条－第52条)

第10章　文書の管理(第53条－第60条)

第11章　文書の保存期間(第61条－第63条)

第12章　保存文書の廃棄(第64条－第67条)

第13章　補則(第68条・第69条)

附則

第1章　総則

第1条　この規程は、法令その他別に定めるものを除き、出雲市消防本部における文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図ることを目的とする。

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　消防本部　出雲市消防本部及び消防署の設置等に関する条例(平成17年出雲市条例第301号。以下「本部、署設置条例」という。)第2条に規定する消防本部をいう。

(2)　課　出雲市消防本部の組織に関する規則(平成17年出雲市消防本部規則第1号。以下「本部組織規則」という。)第2条に規定する課をいう。

(3)　消防署　本部、署設置条例第2条に規定する消防署をいう。

(4)　分署　消防署の組織に関する規程(平成17年出雲市消防本部訓令第1号。以下「署組織規程」という。)第5条及び第6条に規定する分署をいう。

(5)　消防長　第1号に規定する消防本部の長をいう。

(6)　課長　第2号に掲げる課の長をいう。

(7)　署長　第3号に規定する消防署の長をいう。

(8)　当務指揮者　出雲市消防吏員服務規程(平成17年出雲市消防本部訓令(甲)第9号)第17条に規定する勤務交代後勤務についた指揮者をいう。

(9)　文書　消防職員(以下「職員」という。)が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム、及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(10)　電子署名　電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであること、かつ当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであることをいう。

(11)　総合行政ネットワーク文書　総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。

(12)　文書管理システム　電子計算組織を用いて、文書の処理、整理及び分類その他文書の管理に必要な情報を登録し、文書の発生から保存又は廃棄及び移管までを管理するために、課及び消防署をネットワークで結んだものをいう。

(文書取扱いの原則)

第3条　事務は、文書によって処理することを原則とし、職員は、文書を正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務の効率的な運営を確保するように努めなければならない。

2　文書は、上司の許可を得ないでこれを持ち出し、他人に閲覧させ、又はその写しを交付してはならない。

3　職員は、市がその諸活動を市民に説明する責務を有することを認識し、常に文書の所在を明確にする等、文書を適性に管理しなければならない。

(総括管理者)

第4条　文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)は、消防総務課長が総括する。

2　消防総務課長は、少なくとも年1回、各課の事務処理状況を調査するものとする。

(課長及び署長の職務)

第5条　課長及び署長(以下「課長等」という。)は、課及び署(以下「課等」という。)における文書事務を統括し、文書事務が適正かつ迅速に処理されるよう努めなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱者)

第6条　課等に文書取扱主任及び文書取扱者を置く。

2　文書取扱主任は、課等の庶務担当の係長(庶務担当の係長がいない場合はあらかじめ課長等が定めた職員)をもって充てる。

3　文書取扱者は、課長等が所属職員のうちから指名する。

4　課長等は、文書取扱主任を定めたとき及び文書取扱者を指名したときは、速やかに消防総務課長に通知しなければならない。

(文書取扱主任等の職務)

第7条　文書取扱主任は、課長等の命を受け、課等における次に掲げる事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。

(1)　文書の収受、処理及び発送の促進に関すること。

(2)　文書の審査に関すること。

(3)　文書等の整理、保存、利用及び廃棄に関すること。

(4)　文書事務の指導及び改善に関すること。

(5)　課における文書管理システムの運用に関すること。

(6)　総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関すること。

(7)　前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

2　文書取扱者は、文書取扱主任の指示を受けて、前項各号に掲げる事務を処理する。

第2章　文書の形式

(文書の分類)

第8条　文書は、事務及び事業における利用、保存等の便宜を考慮して分類し、整理しなければならない。

(文書の区分)

第9条　文書は、一般文書、例規等文書、議案関係書及び公示文書に区分する。

2　一般文書は、庁外文書、庁内文書、儀礼文書、その他の文書とし、文書の種類及び内容については、別に定める。

3　例規等文書は、条例、規則及び令達文書及び辞令とし、文書の種類及び内容については、別に定める。

4　議案関係書は、議案書及び専決処分書とし内容については、別に定める。

5　公示文書は、告示及び公告とし内容については、別に定める。

(文書処理の年度)

第10条　文書処理に関する年度区分は、一般文書及び契約文書にあっては、4月1日から3月31日までとし、法規文書、令達文書、議案書及び専決処分書並びに公示文書にあっては、1月1日から12月31日までとする。ただし、消防総務課長が認めたものにあっては、この限りでない。

(文書の取扱いに必要な書式)

第11条　文書の取扱いに必要な書類は、次のとおりとする。

ア　文書整理簿(様式第1号)

イ　令達番号簿(様式第2号)

ウ　特殊郵便物等受付簿(様式第3号)

ア　起案書(様式第4号)

イ　供覧書(様式第5号)

ア　受付印(様式第7号)

イ　契印(様式第8号)

(文書記号番号)

第12条　文書には、次に定めるところにより、文書記号及び番号を付さなければならない。

(1)　一般文書には、主管する課等を表す頭文字外1文字を付し、文書整理簿により一連番号を付ける。

(2)　条例、規則、規程及び告示並びに訓令(甲)については、その区分にしたがい歴年及び消防本部名を冠し、消防総務課長が令達番号簿によりそれぞれの区分により一連番号を付ける。

(3)　訓令(乙)及び指令については、主管する課等を表す頭文字外1文字の左に「指令」を冠する。

2　内部文書については、「事務連絡」とし、対外文書のうち軽易なものは「号外」とすることができる。

第13条　文書の発信者名は、市長名又は消防長名若しくは署長名とし、その下に主務課等の名称を括弧書きする。ただし、公印を要しない軽易なものについては、消防長・課長等の発信者名を用いることができる。

(事務担当者の表示)

第14条　前条の規定により発信する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾にその事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

第15条　文書のあて先は、原則として職、氏名を記入するものとする。

2　敬称は、すべての文書に「様」を用いるものとする。

(文書の書き方)

第16条　文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(1)　法令の規定により様式が縦書きと定められたもの

(2)　他の官公庁が様式を縦書きと定めたもの

(3)　祝辞、式辞、弔辞その他これらに類するもの

(4)　その他消防総務課長が縦書きを要すると認めたもの

(文書の日付)

第17条　発送する文書の日付は、特に指示のあるものを除き、発送する日とする。

第3章　文書受領及び配付

(到達文書の処理)

第18条　消防本部に到達した文書は、すべて消防総務課で受領するものとする。

2　前項の文書中に消防本部で受領すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置を取らなければならない。

3　第1項の文書中に郵便料金の未納又は不足のあるものは、官公庁等から発信されたもの又は消防総務課長が必要と認めたものに限り、その未納又は不足の料金を納付して受領するものとする。

(受領文書の配付等)

第19条　消防総務課で受領した文書は、仕分けし、主務課又は消防署に配付しなければならない。

2　書留、内容証明等特別な郵便物及び現金、金券又は有価証券添付の文書は、消防総務課が収受し、封皮に受付印を押した後、特殊郵便物等受付簿に所要事項を記載して主務課等に配付又は交付し、受領印を受けなければならない。

3　2以上の課等に関係すると認められる文書は、最も関係のあると認められる課等に配付するものとする。

(消防総務課以外で受領した文書の取扱い)

第20条　職員が出張先で受領した文書又は課で直接受領した文書は、各課等で収受の手続きを取るものとする。ただし、配付先が不明の文書があるときは、直ちに消防総務課に回付しなければならない。

(通信回路の利用による受領)

第21条　第18条から前条までの規定にかかわらず、受領の処理(第18条から前条までの規定により到達した文書の処理をいう。以下「受領の処理」という。)は、通信回路を利用して行うことができる。ただし、消防本部に対する申請、届出等の行為に係る電磁的記録については、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認ができるもののみ、受領の処理を行うものとする。

(総合行政ネットワーク文書の受領)

第22条　総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、消防総務課の文書取扱主任若しくは主務課又は消防署の文書取扱主任が次に掲げるところにより処理する。

(1)　受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2)　受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(電話又は口頭による文書の取扱い)

第23条　電話又は口頭により、照会、回答、報告その他連絡を受理し、これを文書として、取扱うことを適当と認めるときは、その要領を明記し、この規則により処理しなければならない。

(返送文書の取扱い)

第24条　返送されてきた文書は、第18条の規定に準じて処理するものとする。

2　返送を受けた課等の課長等は、直ちに適切な処理をしなければならない。

(小包及び物品の受領)

第25条　小包郵便物及びその他の物品は、消防総務課において受領し、第18条に準じて主務課に配付するものとする。

2　小包以外の物品は、主務課等において受領するものとする。

(時間外に到着した文書等の取扱い)

第26条　時間外に到着した文書等は、当務指揮者において受領し、次の各号により処理し、勤務を終えたとき、消防総務課又は次番の当務指揮者に引継ぎをしなければならない。ただし、緊急の処理を要すると認められるものは、あらかじめ受信者に連絡をしなければならない。

(1)　書留、内容証明等特別な郵便物は、特殊郵便物受付簿に記入すること。

(2)　前号以外の一般文書等は、到着日を明記し結束しておくこと。

(3)　小包・物品は、到着した日付が分かるようにすること。

(受領文書等の即日処理)

第27条　第18条の規定により総務課で受領した文書は、当日中に配付するものとする。ただし、時間外に到着した文書で当務指揮者から引継いだ文書等は、引継日中に配付するものとする。

第4章　収受文書等の処理

(配付文書の受領)

第28条　配付文書は、主務課において速やかに受領するものとする。

2　配付を受けた文書中、主管に属しないものがあるときは、各課相互に転送することなく、直ちに、消防総務課に返さなければならない。

(収受文書の処理)

第29条　紙文書で受領したときは、当該紙文書をスキャナで読み取り、これにより作成された電子文書を原本として文書の収受に係る必要な事項を文書管理システムに登録しなければならない。ただし、次に掲げる紙文書については、この限りではない。

(1)　新聞、雑誌、カタログ、ポスター、パンフレット、私文書、あいさつ状及び簡易な報告書等で保存又は処理を要しないもの

(2)　市の機関相互間における紙文書のうち簡易なもの

(3)　前2号に掲げるもののほか、これらの処理を要しないと認める軽易な紙文書

2　前項の規定によりスキャナで読み取られた紙文書は、廃棄するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、当該紙文書を保管する必要がある場合には、別途編冊して保管することができる。この場合において、当該紙文書を原本とする。

4　受領した紙文書のうち、その特性から当該紙文書の全部を電子文書として取り扱うことが適当でないものについては、第1項の規定にかかわらず、当該紙文書をスキャナで読み取ることを要しないものとする。この場合において、当該紙文書を原本とする。

第30条　収受文書を供覧する場合は、文書管理システム等により速やかに供覧処理を行わなければならない。

(決裁等の順序)

第31条　起案若しくは合議又は供覧の決裁順序は、次の各号により行うものとする。

(1)　決裁又は供覧する場合には、当該課等の関係する職員に回議の上、係長・課長補佐・課長・消防長・副市長を経て市長の決裁又は閲覧を受ける。

(2)　合議する場合には、同一課内にあっては主務係長・主務課長補佐、他の課等に渡るときは、主務課長等の決裁を経てから関係課等に合議する。

第5章　文書の起案

第32条　文書の起案は、文書管理システムにより起案処理をしなければならない。ただし、処理について一定の帳票が定められているものは、この限りでない。

第6章　文書の回議及び合議

第33条　回議は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次回覧して決裁を受けるものとする。

2　回議：を受けた上司は、起案内容に異議があるときは、起案内容の修正又は廃案等の処分を命ずることができる。

3　同一事件で回議を重ねるものは、前回までの起案書を添え、処理の経過を明らかにするものとする。

4　文書管理システムによる電子決裁により回議を行うときは、あらかじめ起案者が決裁ルートを決定し、回議するものとする。

(起案内容訂正)

第34条　回議された起案書の記載内容を訂正するときは、文書管理システムを利用し、当該起案書を訂正し、又はこれに意見を付すことができる。

2　押印決済による起案書の場合は、訂正を加えた箇所に起案者が押印し、文書管理システムの起案修正処理を行わなければならない。

第35条　起案書で、他の課等の所掌事務に関係のあるものは、市長、副市長の決裁を受ける前に関係課等に合議しなければならない。

(合議文書の取扱い)

第36条　合議を受けた事項について異議がないときは、遅滞なく承認に係る行為を行わなければならない。

2　合議を受けた事項について異議があるときは、理由を付して起案書を担当課に差し戻すことができる。

(廃案となった場合等の処理)

第37条　起案書が否決又は廃案となったとき、合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき又はその内容が加除補正されたときは、主務課等は合議した課等にその旨を通知しなければならない。

(機密文書の取扱い)

第38条　機密文書について回議を受け、若しくは合議し、又は供覧しようとする場合には、主務課長等又はその命を受けた者が当該文書を持ちまわりして決裁又は閲覧を受けなければならない。

第7章　文書の決裁

第39条　決裁権者は、起案書の回議を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。

第40条　出雲市消防本部事務決裁規程(平成17年出雲市消防本部訓令第3号)第2条の規定により代決するときは、文書管理システムを利用して代決に必要な処理を行わなければならない。ただし、押印決裁による起案書の場合は、代決者欄に「代決」を表示して、代決者が押印しなければならない。

(決裁年月日)

第41条　起案書に押印決裁を受けたときは、起案者が起案書に決裁年月日を記入した上で、文書管理システムにより、決裁処理を行わなければならない。

第8章　文書の施行

第42条　事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続を取らなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、上司の指揮を受けるものとする。

(公印の押印)

第43条　施行する文書への公印の押印は、次に掲げるものについて行うものとする。

(1)　法令等(法律、法律に基づく命令(告示を含む。)、条例及び規則(規程を含む。)をいう。)により公印を押印することとされている文書

(2)　前号に掲げるもののほか、特に公印を押印すべき事情があると認められる文書

2　前項第1号の規定にかかわらず、国及び地方公共団体等に発する文書で、公印を押印しないで発することが認められたものについては、公印を押印しないものとする。

第44条　前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。

2　施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて担当課長等に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3　担当課長等は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

4　第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。

第45条　発送文書は、起案者が文書管理システムにより発送処理を行わなければならない。

2　書留、内容証明等特別な郵便物の発送については、消防総務課が特殊郵便物等受付簿に所要事項を記載しなければならない。

第46条　総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、担当課等の文書取扱主任が送信するものとする。

2　前項の規定により送信された文書は、第44条の規定により施行された文書とみなす。

第47条　完結した文書は、文書管理システムにより完結処理を行わなければならない。

第9章　電子メールの利用に関する特例

(電子メールの利用)

第48条　文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、消防総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

第49条　前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、第43条の規定による公印の押印を省略できる文書とする。

(対象機関等)

第50条　前条の施行文書の相手方は、市の行政機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関とする。

第51条　電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

第52条　電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち文書取扱主任が公文書と特定した文書は、速やかに第4章の規定に準じて文書管理システムにより処理するものとする。

第10章　文書の管理

(文書の管理の原則)

第53条　文書は、整理し、適正な保管をするものとする。

(文書の保管単位)

第54条　文書の保管単位は、課及び消防署とする。ただし、事務室の状況等により、消防総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(保管及び整理)

第55条　文書の整理及び保管に当たっては、ファイルに編冊し、各課等所定の書架へ収納するものとする。

2　職員は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。

(ファイル基準の作成)

第56条　課長等は、文書を別表に定める分類別に管理するため、ファイル基準表を作成しなければならない。

第57条　課長等は、課等において保管する必要のなくなった文書で、引き続き保存すべきものについては、文書管理システムにより引継処理を行わなければならない。

(書庫の管理)

第58条　書庫は、消防総務課長が管理し、常に火気及び盗難に注意しなければならない。

2　消防総務課の職員以外の者は、消防総務課長の承認を受けなければ書庫に立ち入ってはならない。

第59条　保存文書を借覧しようとする者は、文書管理システムによる借覧の手続を行わなければならない。

2　保存文書の借覧期間は、原則として、7日以内とする。ただし、特に必要のあるときは、消防総務課長の承認を得て、期間を延長することができる。

(文書の庁外持出しの制限)

第60条　借覧中の文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事由により、あらかじめ消防総務課長の許可を受けたときは、この限りでない。

第11章　文書の保存期間

第61条　文書の保存期間は、法令の定め、当該文書等の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して30年、10年、5年、3年及び1年とし、その区分は、おおむね次のとおりとする。

ア　歳入歳出予算書及び決算書、出納及び財務に関する重要な文書

イ　議案・議決にかかわる文書

ウ　公有財産の取得、管理及び処分に関する文書

エ　重要な契約文書、協定文書

オ　重要な人事記録で、将来例証となるもの

カ　職員の身分、進退、賞罰、任免等人事に関するもの

キ　重要な調査、統計、報告文書

ク　公示、公告、通達、公表の文書で、内容が条例、規則等と同等の重要性を持つもの

ケ　審査請求、争訟等にかかわる文書で、将来例証となる文書

コ　その他重要な文書で30年保存の必要があると認められるもの

(2)　10年保存文書

ア　報告、届出、調査等で特に重要な文書

イ　許可、認可、契約等で重要な文書

ウ　各種会議録で、重要なもの

エ　議決に付すべき請負・委託契約、財産の取得・処分で条例適用文書

オ　寄附・贈与にかかわる文書

カ　金銭の支払いに関する証拠書類で重要なもの

キ　その他重要な文書で10年保存の必要があると認められるもの

(3)　5年保存文書

ア　報告、届出、調査等で重要な文書

イ　許可、認可、契約等で10年保存に属しない文書

ウ　議決を要しない請負・委託契約等の文書

エ　会計上の文書・帳簿で決算を終わったもの

オ　その他5年保存の必要があると認められる文書

(4)　3年保存文書

ア　主に課長等決裁程度の文書で、定常・定例的なもの

イ　文書の受付、発送に関する書類

ウ　その他3年保存の必要があると認められる文書

(5)　1年保存文書

ア　台帳に登録した申請書及び届書

イ　軽易な願い、届出等の往復文書で、後日参照を必要としないもの

ウ　その他1年保存の必要があると認められる文書

2　前項の規定にかかわらず、重要度及び利用頻度の多い文書については常用文書として取り扱うことができる。

3　第1項の規定にかかわらず、法令等の保存期間の定めのある文書については法令等に定める期間により、また、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については当該時効の期間を考慮して、その保存期間を定めるものとする。

4　文書の保存期間は、第1項に規定する区分に応じ、当該課等の課長等が定めるものとする。ただし、主務課等において特に必要と認めるときは、消防総務課と協議し、保存期間を伸縮することができる。

(保存期間の延長)

第62条　保存期間が満了した文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも同様とする。

(保存期間の起算)

第63条　文書の保存期間は、会計年度によるものは、文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは、文書が完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

第12章　保存文書の廃棄

(保存文書の処分)

第64条　保存期間が過ぎた文書の処分は、文書管理システムにより処分処理を行わなければならない。

(保存文書の廃棄)

第65条　消防総務課長は、毎年5月末日までに、保存期間が満了した保存文書を廃棄するものとする。この場合において、消防総務課長は、当該廃棄する保存文書の主務課長等に協議するものとする。

(廃棄上の注意)

第66条　廃棄する保存文書で、機密に属するもの又は他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものを廃棄する場合は、塗抹、焼却、裁断、溶解、消去その他適当な方法をとらなければならない。

(歴史的又は文化的資料)

第67条　前2条の規定により廃棄する場合、歴史的又は文化的価値のある資料として保存が必要であると消防総務課長が認めたものは、別に保存するものとする。

第13章　補則

(文書等の特例)

第68条　この規程を適用することが困難又は不適当なものについては、主務課長等が消防総務課長に協議して特例を定めることができる。

(出雲市文書管理規則の準用)

第69条　この規程に定めるもののほか、文書管理の細目に関し必要な事項は、市長部局の例による。

(施行期日)

1　この規程は、平成17年3月22日から施行する。

(経過措置)

2　合併の期日前に各消防本部で保管及び保存している文書については、それぞれの消防本部の文書管理方法による。ただし、合併の期日後5年を経過した文書については、この限りでない。

附　則(平成22年2月1日消防本部訓令第29号)

この規程は、平成22年2月8日から施行する。

附　則(平成27年12月11日消防本部訓令第4号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

附　則(令和6年3月28日消防本部訓令第7号)

この規程は、令和6年4月1日から施行する。

文書整理簿

[別紙参照]

令達番号簿

[別紙参照]

特殊郵便物等受付簿

[別紙参照]

[別紙参照]

[別紙参照]

[別紙参照]

[別紙参照]